A bizonylatok kezelése

A bizonylatok kiállítása

A bizonylatokat a gazdasági esemény megtörténtekor, vagy az intézkedés megtétele időpontjában kell kiállítani. Az időbeni kiállításért a bizonylat aláírására kötelezett a felelős.

A bizonylat kiállítható:
-    kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában,
-    automatikus adatrögzítés útján, illetve az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek, kimutatások stb. formájában, ha az adatokat rögzítő és mérő berendezések, valamint az adatfeldolgozási programok elegendő biztonsággal szavatolják a helyes és teljes adatrögzítést és adatfeldolgozást.

A bizonylatra úgy kell rávezetni a szükséges adatokat, hogy azok olvashatók, időtállók és megmásíthatatlanok legyenek. Az esetleges változás tényét azon feltűnő módon kell jelölni.

A bizonylatra adatokat tintával, írógéppel (egészen kivételes esetben tintaceruzával) lehet feljegyezni. Grafit ceruzával érdemi adatot feljegyezni tilos.
A bizonylaton feltüntetett adatokért az azt kiállított dolgozó, valamint a kijelölt egység vezetője a felelős.

Hiányosan kiállított, szabálytalan, vagy olvashatatlan bizonylatokat könyvelési célra felhasználni (elszámolni) nem szabad.

A bizonylatok példányszáma

A bizonylatok példányszámát az ügyviteli eljárás gazdaságosságának szem előtt tartásával úgy kell meghatározni, hogy a bizonylatból a kibocsátón kívül csak annál a részlegnél maradjon példány, ahol arra a belső információs igények kielégítése, vagy az utólagos ellenőrzés (és az őrzés) céljából feltétlenül szükség van.

Bizonylatok javítása

A  hagyományos bizonylatok javítása
A bizonylatokra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon, és a helyes új adatokat az áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés időpontját, és azt a helyesbítést végző dolgozónak alá kell írnia.

Pénztári és bankbizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztárbizonylat (készpénz, csekk, elszámolási utalvány) helyett új bizonylatot kell kiállítani, és azt, illetőleg annak összes példányát meg kell őrizni. Más által kiállított bizonylatot javítani nem lehet.
Több jegyből álló szám javítása esetén, ha csak egy számjegy hibás, akkor is az egész hibás számcsoportot át kell húzni és fölé írni a helyes adatot.
Hiányosan kiállított, szabálytalanul javított vagy olvashatatlan bizonylatokat feldolgozni nem szabad, az ilyen bizonylatot a kiállítóhoz vissza kell küldeni. A vállalkozás dolgozói által kiállított hibás bizonylatot a kibocsátó köteles javítani. A javítás történhet az eredeti – hibás – bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kibocsátásával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával és megküldésével. A hibás bizonylat javítását az azt kibocsátó, a hiba tudomására jutásának időpontját követő 8 munkanapon belül köteles elvégezni, és az érintett részére megküldeni.

Gépi adathordozó javítása

Gépi adathordozón lévő adatok helyesbítéséről, javításáról jegyzéket kell vezetni. Ez gépi tabló is lehet. A helyesbítésekről, javításokról készített jegyzéket a javító bizonylatokkal együtt kell megőrizni.

A bizonylatok feldolgozása

A bizonylatok feldolgozásán az azokon feltüntetett és ellenőrzött adatok csoportosítását, megfelelő idő- és számlasoros feljegyzésekben való rögzítését, könyvelését kell érteni.

A számviteli feldolgozás keretében elvégzendő feladatok
A bizonylatokon meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat, amelyeken az értékadatokat, a mennyiségi, készletváltozási adatokat rögzíteni kell. Ez a számlakijelölés, kontírozás.

A bizonylatokat el kell látni a számlakijelölést végző személy kézjegyével, valamint a feldolgozás megtörténtét, időpontját igazoló, és az egyeztetést elősegítő hivatkozásokkal.

Gépi adatfeldolgozásnál – a viszonylag hosszú időn át egyáltalában nem, vagy csak kis mértékben változó, és az adatfeldolgozási folyamatokban ismételten rész vevő – törzsadatokat a bizonylati elv alapján célszerű rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani. A törzsadatok rögzítéséért és változásaik nyilvántartásáért felelősök neve jegyzékbe foglalandó. Csak a jegyzékben foglaltak adhatnak utasítást törzsadatok módosítására, új adatok nyilvántartásba vételére, illetve egyes adatok törlésére. A módosított (megváltoztatott vagy újonnan besorolt) törzsadatokat a módosítás végrehajtása után szükséges kiíratni, és azt a módosítás bizonylatával együtt a módosításért felelős szervezeti egységnek vagy személynek meg kell őriznie.

A bizonylatok ellenőrzése

A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat (információkat), és a bizonylatok csoportosításával elő kell készíteni a megfelelő feljegyzésekben – nyilvántartásokban – való rögzítésüket (könyvelésüket). A könyvvizsgáló a könyvvitel hitelességét is a bizonylatok alapján igazolja.
A feldolgozás során ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez (adatfeldolgozó helyhez) minden bizonylat megérkezett-e, továbbá, hogy az adatok feldolgozása teljeskörűen megtörtént-e.

A folyamatokban épített ellenőrzés végrehajtásánál gépi feldolgozás esetén szükséges az adatrögzítés előtti ellenőrzéseken kívül a kódszámok tartalmi és formai ellenőrzését is elvégezni. A rögzített adatok ellenőrzéséhez célszerű felhasználni a feldolgozógépek nyújtotta technikai lehetőséget. A számszaki, logikai és összefüggés ellenőrzéseket indokolt a számítógépi programokba beépíteni.

Az egyeztetés és ellenőrzés egymással szorosan összefüggő, együtt végzett kontrollművelet.
Az egyeztetés során arról kell meggyőződni, hogy egy adat azonos-e a másikkal: pl. a pénztárbizonylatok és a pénztárkönyv összevetésével, főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatainak számszerű összehasonlításával.

Az ellenőrzés alkalmával meg kell győződni a bizonylaton vagy a feldolgozott összesítőn lévő adatok, információk és igazolások hitelességéről, szabályszerűségéről és pontosságáról, pl. a pénztárbizonylaton rögzített esemény (kiadás) jogosságának, szabályszerűségének, a szükséges aláírások meglétének vizsgálatával, vagy a főkönyvi könyvelés helyességének (kontírozásának) revíziójával stb.

A bizonylatokat kiállításuk után, de az érvényesítés előtt
-    alaki,
-    számszerű és
-    tartalmi szempontból kell ellenőrizni és egyeztetni.

Az alaki felülvizsgálat
Az alaki felülvizsgálat során azt kell megállapítani, hogy a bizonylatok az arra szolgáló nyomtatványon készültek-e, tartalmazzák-e az összes szükséges adatot, az aláírások eredetiek-e és az arra jogosultaktól, kötelezettektől származnak-e, nincsenek-e azokon törlések, szabálytalan javítások.

A számszerű felülvizsgálat

A számszerű felülvizsgálat során kell ellenőrizni a bizonylatokon szereplő mennyiségek és számolási műveletek helyességét.

A tartalmi felülvizsgálat
A tartalmi vizsgálat a gazdasági művelet jogosságára és szükségességére terjed ki.

A bizonylatok szállítása

A bizonylatok szállításánál, kézbesítésénél minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokba illetéktelenek be ne tekinthessenek, azokat külső károsodás ne érje, el ne vesszenek és ki ne cserélhessék. A bizonylatok elhelyezésére, szállítására, kézbesítésére szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket.

A bizonylatot küldőnek minden bizonylatküldeménnyel kapcsolatban kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítania, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete.

Az átvevőnek ellenőriznie kell a kísérőjegyeken szereplő adatokat, és igazolnia kell az átvételt. Az esetleges hiányosságokat a kísérőjegyre az átvételkor fel kell jegyezni.

A bizonylatok tárolása és őrzése


A tárolás és őrzés általános szempontjai
A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy azok a feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetők legyenek.

Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad, vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt kell bizonylatként megőrizni.

A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, valamint más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, az egyszerűsített beszámolót alátámasztó leltárt és a részletező nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik.

A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.

Átmeneti megőrzés
A bizonylatok átmeneti megőrzésének célja az, hogy a bizonylat kibocsátásától a tartós megőrzés kezdetéig biztosítsa a hozzáférhetőséget, visszakereshetőséget. Az átmeneti irattározásnak olyannak kell lennie, hogy biztosítsa a bizonylatok hiánytalan megőrzését, és védje azokat sérülés, megsemmisülés ellen. Bárki által hozzáférhető, nem zárható szekrényeket és tároló dobozokat felhasználni nem szabad.

Tartós megőrzés, irattári elhelyezés

Irattárban elhelyezett bizonylatokat csak átvételi elismervény ellenében lehet kiadni. Az elismervénynek tartalmaznia kell a bizonylat azonosító számát, a bizonylatfajta megnevezését, a kiadás és a visszaadás időpontját, valamint az átvevő aláírását.

 

Hirdetés

Műköröm zselé - műkörmözéshez
Crystal Nails műköröm
Műköröm - a Körmös Portál
Kozmetikai termékek -Holt tengeri
Műköröm képek - műkörmösöktől
Műkörmös játékok - Nyerj!
Műköröm step by step - leírások
Műkörömépítő szakemberek

Körmös Honlapok

Varga Andrea
MikSzi
Szilágyiné Lukács Emőke
Klinkó Anett
Bakó Szilvia
Kelemenné Dienes Mónika
Lantos Borbála
Lux Anita
Copyright © 2009 Informax - Minden jog fenntartva